Une adresse email professionnelle est essentielle pour toute entreprise qui cherche à renforcer la confiance avec ses clients, partenaires et prospects. Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer facilement une adresse email personnalisée pour votre entreprise en seulement 5 minutes.

Pourquoi opter pour une adresse email pro ?

Avant de mettre en œuvre les étapes nécessaires pour créer votre adresse email, il est bon de connaître les raisons pour choisir ce type d’adresse. Parmi celles-ci figurent :

L’apparence : Une adresse email professionnelle donne instantanément un aspect sérieux et légitime à votre entreprise. Les adresses génériques comme gmail.com, yahoo.fr ou encore hotmail.com risquent de faire passer votre correspondance aux yeux de vos interlocuteurs comme non sérieuse, voire potentiellement suspecte dans certains cas.

Cohérence : Vu que l’ensemble des démarches maintenant se font en ligne, avoir une adresse email cohérente avec le nom de votre entreprise renforce davantage votre identité numérique et consolide ainsi votre visibilité sur la toile.

Mémorisation : Avec une adresse email personnalisée comportant le nom de votre entreprise, vos contacts peuvent plus facilement mémoriser et associer votre marque avec votre adresse email..

Les étapes à suivre pour créer votre adresse email professionnel

1. Choisir un fournisseur d’email professionnel

Pour commencer, il faut sélectionner un fournisseur qui propose des solutions d’email professionnel. Les acteurs majeurs dans ce domaine incluent :

• Google Workspace (anciennement G Suite)
• Microsoft Office 365
• Zoho Mail
• ProtonMail
• Fastmail

Ces services offrent généralement une panoplie de fonctionnalités, incluant le stockage cloud, les calendriers partagés et la synchronisation des contacts, ce qui facilite grandement la gestion interne de votre entreprise. Il est nécessaire d’évaluer chaque offre pour trouver celle qui convient le mieux à vos besoins.

2. Enregistrer un nom de domaine

Vous devez ensuite vous procurer un nom de domaine qui correspond au nom de votre entreprise. Certains fournisseurs proposent l’achat du domaine directement avec leurs packs d’emails professionnels, mais il peut être préférable de passer par des plateformes spécialisées comme OVH, Ionos ou encore Gandi. L’important est que le nom de domaine choisi soit bien en adéquation avec l’image que souhaitez donner à votre entreprise.

3. Configurer votre compte email professionnel

Une fois votre nom de domaine en main, il est temps de configurer votre adresse email personnalisée en suivant les instructions fournies par le prestataire de service choisi afin d’accéder à leur interface de gestion. À partir de là, vous devrez :

1. créer votre adresse email principale en associant votre nom de domaine (exemple : contact@nom-entreprise.com)
2. définir des règles de filtrage et d’acheminement si nécessaire pour optimiser la gestion de vos emails entrants
3. paramétrer les options de sécurité et de confidentialité pour protéger votre entreprise contre les menaces en ligne (le cas s’avère encore plus pertinent dans l’utilisation du courrier électronique)

N’hésitez pas à consulter la documentation proposée par votre fournisseur pour obtenir une aide précise sur ces différentes étapes.

4. Configurer vos clients de messagerie

Désormais, vous allez vouloir accéder à vos emails via un client de messagerie comme Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird ou encore Apple Mail. Pour cela, il suffit généralement de renseigner :

• votre adresse email complète
• votre mot de passe associé
• les paramètres IMAP/POP et SMTP fournis par le prestataire

Vous pouvez également configurer l’application de messagerie sur votre téléphone portable, ce qui vous permettra d’accéder à vos emails professionnels où que vous soyez.

5. Communiquer avec votre nouvelle adresse email

À présent que vous avez créé et configuré votre adresse email personnalisée, il est temps de l’utiliser pour envoyer et recevoir des messages auprès de vos clients et partenaires. Assurez-vous également de mettre à jour toutes les informations de contact de votre entreprise avec cette nouvelle adresse, y compris :

• sur votre site internet
• Dans vos signatures d’email
• sur vos cartes de visite
• lors des échanges via les réseaux sociaux professionnel comme Linkedin

De cette manière, vous renforcerez la confiance entre votre entreprise et ses interlocuteurs, tout en consolidant votre image de marque.

Pour finir

Comme vous l’avez découvert dans cet article, créer une adresse email professionnelle en seulement cinq minutes est un processus simple et facile à mettre en place. En suivant ces étapes, vous garantirez une excellente communication avec vos clients et partenaires et contribuerez au développement réussi de votre entreprise. Alors n’hésitez plus et lancez-vous dès maintenant dans l’aventure de votre adresse email personnalisée pour votre entreprise !